Nhiệt điện Phả Lại thành công chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị văn phòng
- Thứ sáu - 26/05/2023 17:20
- In ra
- Đóng cửa sổ này
Những thành tích đã đạt được trong lĩnh vực quản trị văn phòng các năm vừa qua là minh chứng rõ ràng cho sự thành công của chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị văn phòng tại Công ty Cổ Phần Nhiệt điện Phả Lại (PPC).
Hòa nhịp với dòng chảy của quốc gia về chuyển đổi số, chủ đề năm 2021 được Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) lựa chọn là “Chuyển đổi số trong Tập đoàn điện lực Quốc gia Việt Nam”. Cùng với mục tiêu chung về chuyển đổi số của EVN, Tổng công ty Phát điện 2 (EVNGENCO2), PPC đã thành lập Ban chỉ đạo chuyển đổi số và rốt ráo triển khai kế hoạch toàn diện trên 5 lĩnh vực cơ bản: Chuyển đổi số lĩnh vực quản trị, Đầu tư xây dựng, Sản xuất, viễn thông - công nghệ thông tin và truyền thông – chuyển đổi nhận thức.
Sau những bỡ ngỡ, khó khăn khi bắt đầu áp dụng công nghệ hiện đại trong lao động sản xuất, Công ty cơ bản hoàn thành các mục tiêu đã đề ra và thu được những thành tựu thiết thực. Thành công nhất, phải kể đến chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị văn phòng.
Công tác triển khai
Thực hiện nhiệm vụ chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị, Ban chỉ đạo chuyển đổi số của PPC đã giao Tổ giúp việc triển khai các công việc do EVN ban hành danh mục đến năm 2022 gồm Văn phòng số; chữ ký số, quy trình nội bộ; hệ thống báo cáo điều hành; ứng dụng phục vụ người lao động (SmartEVN); rà soát và chuẩn bị kỹ lưỡng hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, đảm bảo an toàn thông tin; đảm bảo quản lý vận hành hệ thống ổn định. Sau đó, giao các phòng, ban chức năng thực hiện rà soát các nội dung sẽ thực hiện chuyển đổi số (văn phòng số, nhân sự, tiền lương…). Cuối cùng, tổ chức tập huấn, đào tạo nhân sự có liên quan và triển khai áp dụng nền tảng, ứng dụng mới trong quản trị, văn phòng, hành chính.
Thành quả đạt được
Những thành quả từ chuyển đổi số trong quản trị văn phòng đã góp phần quan trọng trong tăng năng suất lao động, cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian và chi phí. Năm 2021, dưới sự trợ giúp của EVN ICT và IT của EVNGENCO2, PPC thực hiện chuyển đổi thành công từ hệ thống E-office sang D-office.
Khi sử dụng văn phòng giấy truyền thống, nhân viên soạn thảo văn bản phải dành nhiều thời gian và công sức để in ấn, trình ký các cấp và chuyển hồ sơ tài liệu từ điểm này đến điểm khác; việc lưu trữ thủ công gặp nhiều sai sót, thậm chí gặp phải trường hợp thất lạc giấy tờ do nhầm lẫn. Ở hệ thống E-office, đã có bước chuyển từ từ văn bản giấy sang kết hợp với bản điện tử, tuy nhiên vẫn gặp lỗi trong quy trình thao tác.
Với hệ thống D-Office, toàn bộ quy trình soạn thảo, ký phê duyệt, ban hành, tiếp nhận, lưu trữ văn bản đều được thực hiện trên môi trường số, giúp người dùng dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc… từ đó nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian luân chuyển, phát hành và lưu trữ văn bản; tiết giảm chi phí chuyển phát hồ sơ. Đặc biệt, giải phóng sức lao động cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) tham gia vào văn phòng số.
Tính đến ngày 30/11/2022, tại PPC, 100% lãnh đạo Công ty, CBCNV khối văn phòng đã sử dụng hệ thống văn phòng điện tử D-Office. 100% CBCNV có chức trách, nhiệm vụ được cấp chữ ký số và được áp dụng trong các ứng dụng/giao dịch quản lý nội bộ; 96% tỷ lệ văn bản được ký số; 99% văn bản được lập hồ sơ công việc. Đặc biệt, đối với các tài liệu nội bộ, 100% quy chế quản lý nội bộ, quy trình, quy định nội bộ của PPC được đưa lên và lưu trữ trên môi trường điện tử, thuận tiện cho việc tra cứu và tiếp cận.
Khoảng thời gian đại dịch COVID-19, vai trò của văn phòng số đóng vai trò quan trọng hơn bao giờ hết. Hệ thống D-Office giúp nhân viên có thể kết nối được với đồng nghiệp, trình ký các văn bản, công việc vẫn triển khai và đạt hiệu quả tích cực. Lãnh đạo Công ty vẫn có thể kiểm soát, quản lý được nhân viên từ xa.
Cùng thời gian này, PPC tích cực sử dụng các phần mềm họp trực tuyến Zoom meeting, Microsoft teams, hạn chế các cuộc họp tập trung, sử dụng check mã QR cho tài liệu cuộc họp để hạn chế sao chụp bản giấy. Đến nay, dịch bệnh COVID-19 đã được kiểm soát, tuy nhiên, lãnh đạo PPC vẫn quyết định duy trì các ứng dụng họp trực tuyến vì những tiện ích mà chúng mang lại.
Đặc biệt, để quản lý tiền lương và lao động, đảm bảo tính chính xác và chuẩn mực, Công ty sử dụng phần mềm tính toán lương và quyết toán thuế cho CBCNV. Đến tháng 8/2022, PPC từng bước chuyển đổi phương thức thông báo tiền lương, thu nhập, thuế thu nhập cá nhân từ tin nhắn SMS sang ứng dụng trên điện thoại (mobile app –HRM online).
Để gặt hái được “quả ngọt” từ chuyển đổi số lĩnh vực quản trị văn phòng, phải kể đến sự quan tâm sát sao của Lãnh đạo EVNGENCO2, đặc biệt cán bộ IT EVNGENCO2 đã hỗ trợ nhiệt tình. Cùng với đó là sự quyết tâm của lãnh đạo PPC khi tiếp cận với văn phòng điện tử, “nói không với văn bản giấy”, sự nỗ lực “dám thay đổi”, trải nghiệm điều mới của toàn thể CBCNV PPC.
Sau thành công trong lĩnh vực quản trị văn phòng, hy vọng trong thời gian tới PPC sẽ tiếp tục đón nhận những kết quả tốt đẹp từ việc hoàn thành chuyển đổi số trên mọi lĩnh vực.
Sau những bỡ ngỡ, khó khăn khi bắt đầu áp dụng công nghệ hiện đại trong lao động sản xuất, Công ty cơ bản hoàn thành các mục tiêu đã đề ra và thu được những thành tựu thiết thực. Thành công nhất, phải kể đến chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị văn phòng.
Công tác triển khai
Thực hiện nhiệm vụ chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị, Ban chỉ đạo chuyển đổi số của PPC đã giao Tổ giúp việc triển khai các công việc do EVN ban hành danh mục đến năm 2022 gồm Văn phòng số; chữ ký số, quy trình nội bộ; hệ thống báo cáo điều hành; ứng dụng phục vụ người lao động (SmartEVN); rà soát và chuẩn bị kỹ lưỡng hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, đảm bảo an toàn thông tin; đảm bảo quản lý vận hành hệ thống ổn định. Sau đó, giao các phòng, ban chức năng thực hiện rà soát các nội dung sẽ thực hiện chuyển đổi số (văn phòng số, nhân sự, tiền lương…). Cuối cùng, tổ chức tập huấn, đào tạo nhân sự có liên quan và triển khai áp dụng nền tảng, ứng dụng mới trong quản trị, văn phòng, hành chính.
Thành quả đạt được
Những thành quả từ chuyển đổi số trong quản trị văn phòng đã góp phần quan trọng trong tăng năng suất lao động, cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian và chi phí. Năm 2021, dưới sự trợ giúp của EVN ICT và IT của EVNGENCO2, PPC thực hiện chuyển đổi thành công từ hệ thống E-office sang D-office.
Khi sử dụng văn phòng giấy truyền thống, nhân viên soạn thảo văn bản phải dành nhiều thời gian và công sức để in ấn, trình ký các cấp và chuyển hồ sơ tài liệu từ điểm này đến điểm khác; việc lưu trữ thủ công gặp nhiều sai sót, thậm chí gặp phải trường hợp thất lạc giấy tờ do nhầm lẫn. Ở hệ thống E-office, đã có bước chuyển từ từ văn bản giấy sang kết hợp với bản điện tử, tuy nhiên vẫn gặp lỗi trong quy trình thao tác.
Chị Nguyễn Thị Hương Thu và chị Đinh Thị Hường - Văn thư PPC đang thao tác trên sổ văn bản giấy đi/đến của Công ty
Với hệ thống D-Office, toàn bộ quy trình soạn thảo, ký phê duyệt, ban hành, tiếp nhận, lưu trữ văn bản đều được thực hiện trên môi trường số, giúp người dùng dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc… từ đó nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian luân chuyển, phát hành và lưu trữ văn bản; tiết giảm chi phí chuyển phát hồ sơ. Đặc biệt, giải phóng sức lao động cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) tham gia vào văn phòng số.
Tính đến ngày 30/11/2022, tại PPC, 100% lãnh đạo Công ty, CBCNV khối văn phòng đã sử dụng hệ thống văn phòng điện tử D-Office. 100% CBCNV có chức trách, nhiệm vụ được cấp chữ ký số và được áp dụng trong các ứng dụng/giao dịch quản lý nội bộ; 96% tỷ lệ văn bản được ký số; 99% văn bản được lập hồ sơ công việc. Đặc biệt, đối với các tài liệu nội bộ, 100% quy chế quản lý nội bộ, quy trình, quy định nội bộ của PPC được đưa lên và lưu trữ trên môi trường điện tử, thuận tiện cho việc tra cứu và tiếp cận.
Khoảng thời gian đại dịch COVID-19, vai trò của văn phòng số đóng vai trò quan trọng hơn bao giờ hết. Hệ thống D-Office giúp nhân viên có thể kết nối được với đồng nghiệp, trình ký các văn bản, công việc vẫn triển khai và đạt hiệu quả tích cực. Lãnh đạo Công ty vẫn có thể kiểm soát, quản lý được nhân viên từ xa.
Chị Nguyễn Thị Hương Thu – Văn thư PPC đang tra cứu trên phần mềm D-office
Cùng thời gian này, PPC tích cực sử dụng các phần mềm họp trực tuyến Zoom meeting, Microsoft teams, hạn chế các cuộc họp tập trung, sử dụng check mã QR cho tài liệu cuộc họp để hạn chế sao chụp bản giấy. Đến nay, dịch bệnh COVID-19 đã được kiểm soát, tuy nhiên, lãnh đạo PPC vẫn quyết định duy trì các ứng dụng họp trực tuyến vì những tiện ích mà chúng mang lại.
Đặc biệt, để quản lý tiền lương và lao động, đảm bảo tính chính xác và chuẩn mực, Công ty sử dụng phần mềm tính toán lương và quyết toán thuế cho CBCNV. Đến tháng 8/2022, PPC từng bước chuyển đổi phương thức thông báo tiền lương, thu nhập, thuế thu nhập cá nhân từ tin nhắn SMS sang ứng dụng trên điện thoại (mobile app –HRM online).
Giao diện phần mềm HrmOnline
Tháng 12 năm 2022, PPC đã triển khai áp dụng chính thức phần mềm Smart EVN (tích hợp các hệ thống phần mềm dùng chung của EVN như HRMS, D-Office, E-Learning, IMIS; số hóa các tiện ích hành chính văn phòng: nghỉ phép, giấy đi đường, hợp đồng lao động…).Để gặt hái được “quả ngọt” từ chuyển đổi số lĩnh vực quản trị văn phòng, phải kể đến sự quan tâm sát sao của Lãnh đạo EVNGENCO2, đặc biệt cán bộ IT EVNGENCO2 đã hỗ trợ nhiệt tình. Cùng với đó là sự quyết tâm của lãnh đạo PPC khi tiếp cận với văn phòng điện tử, “nói không với văn bản giấy”, sự nỗ lực “dám thay đổi”, trải nghiệm điều mới của toàn thể CBCNV PPC.
Sau thành công trong lĩnh vực quản trị văn phòng, hy vọng trong thời gian tới PPC sẽ tiếp tục đón nhận những kết quả tốt đẹp từ việc hoàn thành chuyển đổi số trên mọi lĩnh vực.
Bài viết đạt giải Khuyến khích cuộc thi viết “EVNGENCO2 trên hành trình cơ bản hoàn thành chuyển đổi số”
Đỗ Phương Thảo - Chuyên viên pháp chế - Văn phòng Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại
Đỗ Phương Thảo - Chuyên viên pháp chế - Văn phòng Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại