Thủy điện An Khê – Ka Nak: Ứng dụng chuyển đổi số trong hoạt động quản trị hành chính văn phòng
- Thứ hai - 18/04/2022 15:55
- In ra
- Đóng cửa sổ này
Trong những năm gần đây, công cuộc chuyển đổi số đã tác động sâu rộng đến mọi khía cạnh của đời sống xã hội. Công ty Thủy điện An Khê – Ka Nak (AKKN) cũng đã chuyển mình mạnh mẽ trước làn sóng của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, ứng dụng chuyển đổi số trên mọi lĩnh vực, trong đó có hoạt động quản trị hành chính văn phòng, mang lại nhiều kết quả thiết thực.
Nhằm đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số tại đơn vị, Thủy điện An Khê – Ka Nak đã thành lập Ban chỉ đạo và các tiểu ban chỉ đạo về chuyển đổi số, lập kế hoạch chuyển đổi số của Công ty giai đoạn 2021 - 2025, cũng như đẩy mạnh tuyên truyền, đào tạo người lao động nắm vững chủ trương, định hướng của Công ty về chuyển đổi số. Đến nay, 100% CBCNV nắm vững những định hướng, mục tiêu, nhiệm vụ, lộ trình chuyển đổi số của đơn vị và vai trò của mình trong chuyển đổi số; Có nhận thức cơ bản về chuyển đổi số; Có kỹ năng ứng dụng thông tin cơ bản; Nhận thức rõ được vai trò của an toàn thông tin, các nguy cơ mất an toàn thông tin và biện pháp phòng tránh…
Từ xây dựng “Văn phòng không giấy”…
Từ xây dựng “Văn phòng không giấy”…
 |
| Hệ thống văn phòng số (Digital Office) |
Hệ thống văn phòng điện tử E-Office được triển khai đã đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống sang mô hình quản trị trực tuyến. Một bước tiến rõ rệt trong công tác văn phòng điện tử là vào năm 2021 Công ty đã ban hành hơn 2500 văn bản số, hầu hết nội dung công việc nội bộ được xử lý trên môi trường mạng, tăng hơn 40% so với cùng kỳ năm 2020; Gần 200 Hồ sơ công việc điện tử đã được lập, tuân thủ đúng về quy định công tác lập hồ sơ; Đảm bảo đầy đủ, chính xác, xác định thời gian bảo quản để giao nộp hồ sơ, lưu trữ qua hệ thống E-Office quy định hồ sơ điện tử, từ đó giúp nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian luân chuyển, phát hành và lưu trữ văn bản, góp phần quan trọng trong cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian và cắt giảm chi phí không cần thiết. Mặt khác, người quản lý cũng có thể dễ dàng sắp xếp, đồng thời nhắc nhở, đôn đốc và đưa ra ý kiến cho từng nội dung công việc. Vì vậy, tiến độ công việc được giám sát, mọi thông tin được truyền tải nhanh chóng, kịp thời.
Vào ngày 29/11/2021, AKKN chính thức áp dụng văn phòng số D-Office. Đây là hệ thống văn phòng điện tử mới gồm đầy đủ các phân hệ trên E-OFFICE 3.0 như Phân hệ Văn thư, Phân hệ Văn bản đến, Công việc, Phân hệ Văn bản đi/Phân hệ Văn bản đi nội bộ, Hồ sơ tài liệu, đánh giá, chấm điểm, tích hợp hệ thống gửi nhận văn bản giữa EVN và các đơn vị,... Bên cạnh đó, hệ thống cũng được bổ sung một số tính năng nghiệp vụ mới đáp ứng đầy đủ các quy định mới về công tác văn phòng và sẵn sàng cho việc mở rộng theo cải cách hành chính của ngành Điện nói chung. Đặc biệt hệ thống Digital Office cũng được tích hợp với hệ thống Quản lý nguồn nhân lực HRMS, EVNCA, EVNPORTAL, xây dựng các chuẩn, sẵn sàng tích hợp các dịch vụ tiện ích văn phòng. Qua đó, làm cơ sở cho việc phát triển và hoàn thiện giải pháp Văn phòng điện tử trong giai đoạn tiếp theo.
Phòng họp không giấy
Vào ngày 29/11/2021, AKKN chính thức áp dụng văn phòng số D-Office. Đây là hệ thống văn phòng điện tử mới gồm đầy đủ các phân hệ trên E-OFFICE 3.0 như Phân hệ Văn thư, Phân hệ Văn bản đến, Công việc, Phân hệ Văn bản đi/Phân hệ Văn bản đi nội bộ, Hồ sơ tài liệu, đánh giá, chấm điểm, tích hợp hệ thống gửi nhận văn bản giữa EVN và các đơn vị,... Bên cạnh đó, hệ thống cũng được bổ sung một số tính năng nghiệp vụ mới đáp ứng đầy đủ các quy định mới về công tác văn phòng và sẵn sàng cho việc mở rộng theo cải cách hành chính của ngành Điện nói chung. Đặc biệt hệ thống Digital Office cũng được tích hợp với hệ thống Quản lý nguồn nhân lực HRMS, EVNCA, EVNPORTAL, xây dựng các chuẩn, sẵn sàng tích hợp các dịch vụ tiện ích văn phòng. Qua đó, làm cơ sở cho việc phát triển và hoàn thiện giải pháp Văn phòng điện tử trong giai đoạn tiếp theo.
Phòng họp không giấy
 |
| Hội nghị trực tuyến Người lao động năm 2021 |
Với chủ trương “Phòng họp không giấy”, các tài liệu báo cáo cần sử dụng được đưa lên các phương tiện điện tử, giúp giảm đáng kể từ chi phí đến công tác in ấn hồ sơ tài liệu liên quan. Việc đầu tư cơ sở hạ tầng thông tin tại đơn vị cũng đã được hoàn thiện, như: Hệ thống mạng WAN lõi, đường truyền thông tin dung lượng cao, thiết bị đầu cuối kết nối liên thông từ đơn vị đến EVNGENCO2 và các đơn vị trong ngành Điện, đáp ứng cho công tác tổ chức các hội nghị truyền hình trực tuyến được diễn ra thuận lợi và thông suốt.
Trong năm 2021, Công ty đã tổ chức trên 100 cuộc họp, hội thảo, các chương trình đào tạo trực tuyến và hội nghị truyền hình như Hội nghị tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh, Hội nghị người lao động năm 2021, Hội thảo về công tác tin học hóa quy trình bảo dưỡng sửa chữa (RCM)... tạo bước chuyển mạnh mẽ trong công tác quản trị hành chính văn phòng. Ngoài ra, trước diễn biến phức tạp của dịch bệnh Covid-19, nhiều ứng dụng họp trực tuyến như Zoom Meeting, Google Meeting… giúp kết nối đa điểm với các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, mã hoá bảo mật đã được sử dụng thường xuyên trong công tác điều hành sản xuất của đơn vị. Các khóa đào tạo về chuyển đối số được tăng cường đã góp phần tích cực chuyển đổi nhận thức cho đội ngũ CBCNV trong Công ty như Chiến lược doanh nghiệp số; Chiến lược và triển khai chuyển đổi số; Chuyên đề chuyển đổi số trên hệ thống E-Learning… Số lượng cuộc họp trực tiếp giảm đáng kể, góp phần tiết kiệm thời gian, giảm chi phí đi lại, lưu trú... Đồng thời, thông tin được trao đổi minh bạch, rõ ràng và đa chiều, qua đó giúp việc thực thi nhiệm vụ kịp thời, chính xác.
Mục tiêu đến năm 2025
Kế hoạch chuyển đổi số công tác quản trị hành chính văn phòng giai đoạn 2021-2025 đã được xây dựng, đồng thời tiếp tục đẩy mạnh truyền thông nhận thức chuyển đổi số trong CBCNV. Trước hết là thực hiện mục tiêu xây dựng văn phòng điện tử như triển khai thống nhất Hệ thống văn phòng số (Digital Office), trang bị hệ thống làm việc từ xa và họp trực tuyến cho lãnh đạo các cấp, chuyên viên; 80% CBCNV có chức trách, nhiệm vụ được cấp chữ ký số và được áp dụng trong các ứng dụng/giao dịch quản lý nội bộ, 100% văn bản được pháp luật cho phép được số hóa dưới dạng số liệu số và được lưu trữ, ứng dụng các công nghệ mới để khai thác, phân tích thông tin đã được số hóa.
Trong năm 2021, Công ty đã tổ chức trên 100 cuộc họp, hội thảo, các chương trình đào tạo trực tuyến và hội nghị truyền hình như Hội nghị tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh, Hội nghị người lao động năm 2021, Hội thảo về công tác tin học hóa quy trình bảo dưỡng sửa chữa (RCM)... tạo bước chuyển mạnh mẽ trong công tác quản trị hành chính văn phòng. Ngoài ra, trước diễn biến phức tạp của dịch bệnh Covid-19, nhiều ứng dụng họp trực tuyến như Zoom Meeting, Google Meeting… giúp kết nối đa điểm với các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, mã hoá bảo mật đã được sử dụng thường xuyên trong công tác điều hành sản xuất của đơn vị. Các khóa đào tạo về chuyển đối số được tăng cường đã góp phần tích cực chuyển đổi nhận thức cho đội ngũ CBCNV trong Công ty như Chiến lược doanh nghiệp số; Chiến lược và triển khai chuyển đổi số; Chuyên đề chuyển đổi số trên hệ thống E-Learning… Số lượng cuộc họp trực tiếp giảm đáng kể, góp phần tiết kiệm thời gian, giảm chi phí đi lại, lưu trú... Đồng thời, thông tin được trao đổi minh bạch, rõ ràng và đa chiều, qua đó giúp việc thực thi nhiệm vụ kịp thời, chính xác.
Mục tiêu đến năm 2025
Kế hoạch chuyển đổi số công tác quản trị hành chính văn phòng giai đoạn 2021-2025 đã được xây dựng, đồng thời tiếp tục đẩy mạnh truyền thông nhận thức chuyển đổi số trong CBCNV. Trước hết là thực hiện mục tiêu xây dựng văn phòng điện tử như triển khai thống nhất Hệ thống văn phòng số (Digital Office), trang bị hệ thống làm việc từ xa và họp trực tuyến cho lãnh đạo các cấp, chuyên viên; 80% CBCNV có chức trách, nhiệm vụ được cấp chữ ký số và được áp dụng trong các ứng dụng/giao dịch quản lý nội bộ, 100% văn bản được pháp luật cho phép được số hóa dưới dạng số liệu số và được lưu trữ, ứng dụng các công nghệ mới để khai thác, phân tích thông tin đã được số hóa.
 |
 |
| Hệ thống đào tạo trực tuyến E-learning (trái) và Hệ thống quản lý nhân sự (phải) | |
Thực hiện số hóa quy trình nội bộ với 80% quy trình nghiệp vụ hiện tại, riêng lĩnh vực văn phòng có 90% quy trình nghiệp vụ sẽ không sử dụng giấy tờ. Xây dựng và thiết lập môi trường làm việc cộng tác, chia sẻ và kết nối thông tin giữa các hệ thống CNTT hiện tại, đáp ứng cho cả các hoạt động của EVNGENCO2. Phấn đấu 100% chế độ báo cáo, chỉ tiêu tổng hợp được xây dựng trên hệ thống BI và kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu số trên Hệ thống thông tin báo cáo phục vụ điều hành...
Hiệu quả thiết thực trong việc “Chuyển đổi số”
Chuyển đổi số đã mang lại nhiều hiệu quả tích cực cho hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và công tác quản trị hành chính văn phòng tại AKKN nói riêng, giúp giảm chi phí sản xuất kinh doanh, là nơi cung cấp các công cụ, phương tiện để hỗ trợ CBCNV trong việc tìm kiếm và chia sẻ thông tin nhằm tiết kiệm thời gian, sức lao động; tăng kết nối và dễ phối hợp công việc mọi lúc, mọi nơi, tạo môi trường công tác thuận lợi trên không gian số hóa.
Thủy điện An Khê – Ka Nak coi chuyển đổi số là nhiệm vụ chính trị quan trọng, là nền tảng tất yếu cho việc ứng dụng các thành tựu các mạng Khoa học công nghệ 4.0, phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng và Chính phủ và của ngành Điện. Chuyển đổi số đã và đang diễn ra mạnh mẽ cùng với sự quyết tâm của mỗi CBCNV trên lộ trình chuyển đổi số tại Công ty Thủy điện An Khê – Ka Nak đã mang lại những hiệu quả to lớn trong công tác quản lý điều hành doanh nghiệp, góp phần quan trọng vào việc hoàn thành các mục tiêu, kế hoạch nói chung và thực hiện tốt lộ trình chuyển đổi số của EVNGENCO2 và EVN./.
Hiệu quả thiết thực trong việc “Chuyển đổi số”
Chuyển đổi số đã mang lại nhiều hiệu quả tích cực cho hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và công tác quản trị hành chính văn phòng tại AKKN nói riêng, giúp giảm chi phí sản xuất kinh doanh, là nơi cung cấp các công cụ, phương tiện để hỗ trợ CBCNV trong việc tìm kiếm và chia sẻ thông tin nhằm tiết kiệm thời gian, sức lao động; tăng kết nối và dễ phối hợp công việc mọi lúc, mọi nơi, tạo môi trường công tác thuận lợi trên không gian số hóa.
Thủy điện An Khê – Ka Nak coi chuyển đổi số là nhiệm vụ chính trị quan trọng, là nền tảng tất yếu cho việc ứng dụng các thành tựu các mạng Khoa học công nghệ 4.0, phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng và Chính phủ và của ngành Điện. Chuyển đổi số đã và đang diễn ra mạnh mẽ cùng với sự quyết tâm của mỗi CBCNV trên lộ trình chuyển đổi số tại Công ty Thủy điện An Khê – Ka Nak đã mang lại những hiệu quả to lớn trong công tác quản lý điều hành doanh nghiệp, góp phần quan trọng vào việc hoàn thành các mục tiêu, kế hoạch nói chung và thực hiện tốt lộ trình chuyển đổi số của EVNGENCO2 và EVN./.
Dương Thị Thu Hoài